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院长办公室职责范围及岗位职责
院长办公室是学院的综合管理部门。其主要任务是为学院领导当好参谋助手，协调督办，为学院各部门服务。基本职责如下：
一、协助院领导组织开展综合性调查研究工作，了解全局性的情况和问题，撰写调研报告或书面情况汇报，搞好纵向和横向联系，及时向领导提供信息，提出建议，为领导决策起到参谋和助手作用。
二、负责院长办公会、中层干部例会等重要会议和活动的组织安排工作，并检查会议决议执行和落实情况。负责学院重要会议记录和纪要的编发。
三、协助院领导检查，督办各学院、各部门的工作，协调有关综合性工作。
四、起草学院年度（学期）工作计划、工作总结、请示、报告等文件，审核各部门以学院名义上报或下发的文件材料。
五、负责学院大事记和信息公开工作。
六、负责机要文件的收发、登记、拟办、传阅、催办以及印章、介绍信管理，院会议室、大礼堂、报告厅的使用管理。负责学院对外各类报表的统计填报审计工作。
七、负责学院各类档案资料的收集、整理、汇编、立卷及保管工作。
八、认真做好上级部门和领导交办的其他工作。
办公室主任岗位职责：
1、负责草拟学院有关工作的文字材料；
2、协助院领导搞好综合性调查研究，为领导当好参谋；
3、综合协调学院重要事务和各部门工作；
4、负责学院重要会议的组织安排；
5、负责文件的运转和管理工作；
6、负责学院大事记和信息公开的管理；
7、负责学院档案和信访工作；
8、负责学院综合统计工作；
9、负责处理领导交办的其他工作。
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信访办公室职责范围及岗位职责
一、对群众来信、来访、来电、电子邮件、传真和转办、批办的信访举报件做到及时拆封，仔细阅读，认真登记，妥善处理，做到件件有着落、事事有结果。对反映的问题能立即答复的立即答复，对举报、控告和申诉类的初访一般在20天内办结；重大信访问题在60天内查结答复。
二、 忠于职守，文明接待。做到生人熟人一样热情，干部群众一样对待，初访常访一样接待，来信来访一样负责，外地本地一样处理。
三、 严格执法、实事求是、公正处理。对查结答复的信访，应经得起事实和法律的检验，把好查处关，以确保信访人的合法权益。
四、依照法律法令和上级有关信访工作的规章制度开展工作，严格、公正、文明地开展接待、受理、调查和答复；严格按照规定程序做好重要信访件的呈阅、转办、留存、交办和直接核查、督办、催办、回复、报结反馈、审结等诸环节工作；认真执行保密制度，严格保守举报、控告人的姓名和信访内容的秘密，积极为教职工排忧解难，努力维护教职工的合法权益。
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档案室职责范围及岗位职责
一、加强《档案法》和档案工作学习和宣传，增强教职工档案意识；
二、自觉加强政治学习和档案业务知识学习，提高档案现代化管理水平；
三、集中统一管理全院各类档案；
四、按时按质收集各类档案，并定期对各部门预立卷工作进行督促、检查工作；
五、认真做好档案整理、立卷、保管和档案利用工作；
六、认真做好档案查阅、利用等登记工作，为学院和社会提供优质服务；
七、自觉做好档案年鉴等各项编研工作；
八、注意做好档案安全和保密工作，延长档案使用寿命，保证档案绝对安全；
九、定期做好档案统计工作；
十、主动定期向办公室主任汇报档案工作进展情况；
十一、每天做好档案库房清洁工作，严禁库房吸烟，并做好温湿度记录；
十二、努力完成院领导交办的有关工作。
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专兼职档案人员岗位职责
一、负责本部门档案工作。
三、做好档案收集、整理工作，编制立卷目录。
四、认真进行档案材料收集、检查工作。
1、杜绝用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、复写纸等书写，只能用黑色墨水笔或者黑色水笔书写。
2、用纸规格：8K或16K.
3、每份材料左侧应留
4、领导签署意见应写在文稿纸的规定范围内或写在文件的开口一侧上、下角，杜绝在装订线旁签署意见。
5、传真文件应及时复印，以保证字迹牢固。
6、材料装订牢固，四面整齐，装订线内不准有文字。
五、按年度归档的文件应在3月份整理组卷，按学年度归档的文件应在9月份整理组卷，及时向学校档案室移交，并办理移交手续。
六、每月月底对本部门形成的文件材料进行检查，及时收集；凡办理完毕的文件应及时收集，并存放在部门预立卷文件夹内。
七、凡各部门人员调动，应主动将有关材料移交归档。