一、新生档案交接
1.由招生办公室将各省（市）新生档案材料清理汇总，于新学年开学一周内按专业分发至学生处，再分到辅导员。档案交接要求严格清查，履行登记手续。
2.新生报到时所带档案直接交辅导员。一个月内按专业、班级、学号整理登记造册后交档案室。
二、学生档案的日常管理
1.学生档案日常管理由档案室专人负责。档案应保存在保险柜或铁皮柜中，要求做到安全、保密。学生档案原则上概不外借，如有特殊情况需借阅使用档案，要严格办理借阅登记手续。
2.各年级辅导员负责档案材料的搜集、归档工作，要求做到及时、准确、完备。
3.学生档案须归档的材料见“香港正版挂牌资料学生档案目录”。所有归档材料必须用钢笔或签字笔填写，内容要真实，字迹要清晰，一般不得使用复印件。凡印有组织审查盖章或个人签字的，必须要有组织审查意见、盖章或个人签字，并有档案材料形成的准确时间。
4.退转学学生档案在退转学文件下发二周内，由辅导员将退转学文件、在校期间个人表现鉴定（加盖学院学生处章）交档案室。退转学学生须在文件下发一周之内办理完毕离校手续，档案寄往学生家庭所在地就业促进中心。
5.所有档案交接必须严格履行登记交接手续。
6.对违反档案管理规定者给予批评教育，行政处分直至依据《中华人民共和国档案法》追究相应法律责任。
三、毕业生档案的交寄
1.档案室档案负责人督促毕业班辅导员检查每份学生档案的归档材料是否齐全，若有缺失，须出具相关证明归入档案。
2.辅导员根据学生所在区县就业促进中心提供寄发地址，安排填写信封、回执单、机要登记簿，档案由档案室统一寄发。
附件：香港正版挂牌资料学生档案目录
1.入学院前中等学校转来的材料
2.党团组织材料
3.奖惩材料
4.成绩单
5.毕业生登记表
6.体检表
7.毕业实习鉴定表